Gala dinner không còn là một sự kiện xa lạ đối với các công ty, doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay. Đây được xem là một trong những sự kiện được tổ chức thường niên ở các doanh nghiệp với mục đích chính là giao lưu ăn tiệc và tri ân đến các đối tác khách hàng, nhân viên. Tuy mục đích đơn giản nhưng để tổ chức Gala Dinner thành công, mang lại sự hài lòng cho khách mời tham dự đòi hỏi người tổ chức phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng từ việc lên kế hoạch, dự trù chi phí đến bước triển khai thực hiện.

Tự hào là đơn vị tổ chức sự kiện với gần 12 năm kinh nghiệm tổ chức các sự kiện lớn nhỏ tại khắp các tỉnh thành trên cả nước. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói, tối ưu chi phí và đạt hiệu quả cao thông qua bài viết dưới đây.

Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Gala Dinner

1. Khái niệm Gala Dinner

Gala Dinner là một sự kiện được tổ chức dưới hình thức một buổi tiệc tối, kết hợp với các hoạt động sân khấu và các hoạt động giải trí. Đây là nơi tụ họp và gắn kết toàn bộ đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp, với những tiết mục nghệ thuật và trò chơi giao lưu thú vị.

Sự kiện này thường được tổ chức nhân những dịp đặc biệt của doanh nghiệp, như các buổi ăn mừng, liên hoan, khen thưởng nội bộ với các giải thưởng danh giá, hoặc tri ân khách hàng, cảm ơn đối tác, hoặc tổ chức vào các dịp cuối năm, để tổng kết hoạt động của năm. Ngoài ra, cũng có thể được lồng ghép và kết hợp tổ chức trong các chuyến du lịch và chương trình Team building gắn kết nội bộ doanh nghiệp.

2. Mục đích, ý nghĩa tổ chức Gala Dinner

Gala Dinner mang lại cho doanh nghiệp những lợi ích và ý nghĩa không hề nhỏ, đặc biệt liên quan đến việc xây dựng văn hóa và nội bộ doanh nghiệp, cũng như có vai trò quan trọng trong sự phát triển và gắn kết của doanh nghiệp đối với các cán bộ nhân viên, các đối tác, khách hàng,…Tổ chức Gala dinner đóng vai trò quan trọng trong việc:

• Quảng bá và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp

Tổ chức Gala Dinner cũng là một trong những cơ hội tốt để làm branding cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong các buổi Gala Dinner tri ân khách hàng và đối tác. Các buổi này được tổ chức càng chuyên nghiệp thì càng để lại ấn tượng sâu sắc đối với người tham dự. Sự kiện không chỉ mang lại hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng,… mà còn giúp khơi dậy tinh thần tự hào của các cán bộ nhân viên về nơi mình làm việc.

• Gây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác

Đây được coi là một phần trong các hoạt động PR của doanh nghiệp, nhằm thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các CBNV, các đối tác, các khách hàng,…Giúp việc giao lưu, kết nối với các đối tác, khách hàng trở nên thoải mái, tự nhiên và dễ dàng hơn.

• Kết nối, gắn kết nội bộ doanh nghiệp

Tổ chức Gala Dinner thường xuyên giúp tạo được không khí vui vẻ, nhiệt huyết và gắn kết trong nội bộ các nhân sự trong công ty. Khi đó, quá trình làm việc và cộng tác giữa các thành viên cũng sẽ tốt hơn, đạt hiệu quả cao hơn.

• Kick-off tinh thần

Trước những thời điểm quan trọng của năm, như dịp đầu năm mới, tổng kết năm cũ, hoặc dịp khởi động các hoạt động kinh doanh mới,… Tổ chức Gala Dinner sẽ là một “cú huých” thúc đẩy tinh thần hiệu quả cho nhân viên, để tạo đà và làm bước đệm cho họ trong thời gian làm việc sắp tới.

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tổ chức Gala Dinner là một trong những điểm nhấn quan trọng trong quá trình xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Giúp để lại những ấn tượng mạnh mẽ và thể hiện rõ ràng được hình ảnh của doanh nghiệp.

Cách tổ chức Gala Dinner hiệu quả

Để tổ chức một bữa tiệc Gala Dinner thành công, mang lại dấu ấn và hài lòng khách mời tham dự, bạn phải có một kế hoạch, quy trình tổ chức cụ thể với các bước dưới đây:

1. Dự trù ngân sách tổ chức

Bước đầu tiên trong việc lên kế hoạch tổ chức một sự kiện đó là xác định được mục đích tổ chức và số lượng khách mời tham dự. Khi đã xác định được 2 yếu tố trên thì bạn sẽ dễ dàng lên được ngân sách dự kiến cho sự kiện của mình

Ngân sách cho một tiệc Gala Dinner bao gồm 02 phần chính là phần tiệc và phần hoạt động diễn ra xuyên suốt tiệc. Đối với phần tiệc, thông thường loại hình tiệc buffet sẽ là phù hợp nhất. Tất nhiên, tùy vào đối tượng khách mời của tiệc, mà lựa chọn loại hình và địa điểm tổ chức hợp lý. Đầu bếp chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm về văn hoá ẩm thực sẽ giúp bữa tiệc trở nên hoàn hảo và hợp với thị hiếu người tham dự.

Bạn có thể tự liên hệ với các nhà hàng hoặc tìm một đơn vị tổ chức sự kiện có chất lượng để sử dụng dịch vụ tổ chức trọn gói, chuyên nghiệp, giá tốt.

2. Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

• Về thời gian

Việc lựa chọn thời gian tổ chức sẽ phụ thuộc vào từng thể loại chương trình. Nếu như tiệc Gala Dinner là một bữa tiệc tất niên, thì chắc chắn phải tổ chức vào dịp cuối năm. Nếu là tiệc tân niên thì chắc hẳn phải tổ chức vào dịp đầu năm mới.

Gala dinner thường sẽ được tổ chức vào buổi tối, thời lượng kéo dài từ 3-4 tiếng tùy thuộc vào timeline của chương trình. Đôi khi tổ chức có thể kết hợp team building cùng gala dinner ngay sau đó để tiếp tục giữ không khí và tinh thần của sự kiện ngày hôm đó.

• Về địa điểm

Việc lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner phụ thuộc vào nhiều yếu tố như số lượng khách tham dự, mục đích bữa tiệc, hình thức và quy mô mà doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức trong nhà hay ngoài trời.

Đối với các bữa tiệc tổ chức trong nhà, thông thường doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức Gala Dinner tại các nhà hàng, khách sạn 4 đến 5 sao sang trọng hoặc tổ chức tại các trung tâm tổ chức sự kiện, hội nghị,…

Đối với các bữa tiệc được tổ chức ngoài trời, có thể tổ chức tại các khu dịch vụ ngay gần nơi nghỉ dưỡng như bãi biển, resort, bể bơi, các khu du lịch văn hóa…để tạo không khí mới mẻ và hấp dẫn.

3. Xây dựng chủ đề, ý tưởng cho chương trình

Việc đầu tiên trước khi muốn lên kịch bản chính là lựa chọn cho bữa tiệc của mình một chủ đề, ý tưởng. Chủ đề càng độc đáo, mới mẻ sẽ càng thu hút nhiều người tham dự.

Đây sẽ là yếu tố tạo sự mới lạ, hấp dẫn của chương trình. Sau khi xác định được hướng đi cho chương trình, ta sẽ xây dựng kế hoạch chi tiết theo chủ đề, ý tưởng đó. Việc này giúp việc triển khai các thiết kế, trang trí sự kiện, xây dựng kịch bản chi tiết trở nên đồng nhất và dễ dàng thực hiện hơn.

Một số chủ đề cho bạn lựa chọn: Mục tiêu tổ chức, dự án hướng tới, nhân dịp kỉ niệm, một ngày đặc biệt,…Nên tham khảo ý kiến của nhiều người để có ý những ý tưởng, đề xuất tốt nhất.

4. Xây dựng kịch bản chương trình

Việc xây dựng kịch bản chương trình giúp đội ngũ nhân viên và ban tổ chức có thể kiểm soát được thời lượng của chương trình mà còn góp phần giúp cho tiến trình của sự kiện được diễn ra một cách chặt chẽ và thống nhất một cách triệt để.

Để đêm Gala Dinner thành công thì kịch bản nhất định phải có nội dung và phân chia thời lượng cụ thể. Nội dung chương trình hay sẽ giúp không khí ở hội trường trở nên náo nhiệt. Khán giả sẽ được tham gia các trò chơi Gala Dinner vui nhộn. Tuy nhiên, nội dung chương trình cũng cần phải kết hợp với những khoảng thời gian phù hợp cho phần lễ để đại diện doanh nghiệp phát biểu và vinh danh, tri ân, khen thưởng.

Kịch bản chi tiết cần có đủ các mục sau:

• Số thứ tự: Để ban tổ chức nắm được chương trình có bao nhiêu tiết mục và thứ tự trình diễn của các tiết mục.
• Thời lượng diễn ra chương trình và thời gian dự kiến của các tiết mục để ban tổ chức kiểm soát được thời gian và phân bổ hợp lí
• Tên tiết mục: Đây là bước phân loại các tiết mục, giúp dễ dàng hơn cho việc chạy chương trình. Tránh sự nhầm lẫn các tiết mục với nhau.
• Nhân sự thực hiện: Tên người thể hiện sẽ giúp MC biết được ai sẽ đảm nhiệm tiết mục này. Để có thể giới thiệu và mời đúng người đó.
• Nội dung chi tiết của các tiết mục và phần dẫn của MC
• Ghi chú về những yếu tố như đạo cụ, âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật hoặc hiệu ứng sân khấu cho các tiết mục.

5. Triển khai thực hiện chương trình

Sau khi lên ý tưởng, chú đề và kịch bản chi tiết cho chương trình, chúng ta sẽ tiến hành triển khai thực hiện lần lượt các hạng mục trong chương trình. Việc sắp xếp, lên kế hoạch triển khai một cách bài bản, chi tiết giúp chương trình diễn ra trơn chu, tránh được những phát sinh không đáng có.

Bạn nên lần lượt triển khai thực hiện các hạng mục chính như:

• Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời
• Thiết kế, in ấn các ấn phẩm cần dùng trong buổi lễ ra mắt.
• Dàn dựng các tiết mục nghệ thuật cho phù hợp với chương trình.
• Chuẩn bị các hình ảnh, video clip cần chiếu trong buổi lễ
• Chuẩn bị thiết bị sử dụng trong sự kiện: Âm thanh, ánh sáng, màn Led, …
• Lựa chọn nhân sự
• Xây dựng chiến lược truyền thông
• Thi công, trang chí và tổng duyệt trước chương trình
• Chuẩn bị quà tặng phù hợp với nhiều đối tượng khách mời
• Lên phương án dự phòng và kiểm tra trước sự kiện và quản lý rủi ro

Kịch bản chi tiết tổ chức Gala Dinner

1. Đón khách ( Thời lượng 30 phút)

• Lễ tân và đại diện doanh nghiệp đón khách, hướng dẫn khách vào khu vực checkin và ổn định chố ngồi

2. Phần lễ ( thời lượng 30 – 45 phút)

• Tiết mục mở màn: Trình diễn tiết mục sôi động, thu hút ánh nhìn của khách mời hướng lên sân khấu chính
• MC khai mạc chương trình, giới thiệu đại biểu khách mời
• Đại diện phát biểu
• Vinh danh, khen thưởng nhân viên hoặc tri ân khách hàng

3. Phần tiệc ( Thời lượng 60 – 90 phút)

• Khai tiệc: Đại diện doanh nghiệp mở rượu chúc mừng
• Khách mời dùng tiệc trong khoảng 25 – 30 phút
• Biểu diễn nghệ thuật: Ca sĩ, nhóm nhảy trình diễn các tiết mục nghệ thuật sôi động, khuấy động bầu không khí và giao lưu cùng khách mời.
• Minigame show: Tổ chức các trò chơi nhỏ mang ý nghĩa gắn kết để các khách mời tham gia giao lưu, giải trí

4. Kết thúc chương trình

• Bế mạc: MC thông báo kết thúc chương trình, gửi lời cảm ơn đến các khách mời tham dự
• Chụp hình kỉ niệm: Các khách mời chụp những bức hình tập thể để lưu giữ những khoảng khắc vui tươi, ý nghĩa trong buổi tiệc
• Lễ tân chuẩn bị sẵn quà tặng cho các khách mời đã đến tham gia chương trình

Những lưu ý khi tổ chức Gala Dinner

Thông thường nhiều người thường nghĩ là chi phí càng cao , làm càng hoành tráng thì Gala Dinner chắc chắn sẽ thành công. Tuy nhiên, theo kinh nghiệm thực tế thì không hẳn vậy. Có rất nhiều yếu tố tạo nên thành công của sự kiện. Chỉ cần lưu ý những điều sau đây, bạn cũng có thể tổ chức một buổi tiệc Gala Dinner thành công mà vẫn tối ưu được chi phí.

• Kịch bản chương trình:

Xây dựng kịch bản tổ chức càng chi tiết càng tốt. Trò chơi tập thể Gala dinner kịch tính phải tạo nhiều điều hấp dẫn trong gameshow đêm tiệc. Nội dung chương trình phải có điểm nhấn và gây sự tò mò, tạo hứng thú cho khách mời tham dự.

•  Người dẫn chương trình:

Ngoài kịch bản thì người dẫn chương trình sẽ là người truyền lửa để mọi người hết mình trong buổi Gala và truyền đạt đúng nội dung và ý nghĩa buổi Gala . Nếu MC không đạt yêu cầu có thể không khuấy động được tinh thần người tham gia và dẫn dắt chương trình đi đúng kịch bản.

• Thiết bị sự kiện:

Các thiết bị dùng trong sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công của sự kiện. Do vậy, cần phải đầu tư và kiểm tra các trang thiết bị dùng trong sự kiện, sử dụng hệ thống âm thanh ánh sáng đạt chuẩn để đảm bảo các hoạt động diễn ra thuận lợi. Tránh những sự cố phát sinh không đáng có.

Ngoài những lưu ý cơ bản trên, để đêm Gala Dinner của bạn diễn ra thành công và trở nên đặc biệt mà vẫn tối ưu được chi phí. Bạn có thể tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ thực hiện. Với các dịch vụ tổ chức Gala Dinner trọn gói cùng kinh nghiệm dày dặn, chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí và mang đến cho bạn cùng khách mời của bạn những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.